Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten ebmas.world verarbeitet, wozu, wer sie sehen kann, welche Dienstleister beteiligt sind und welche Rechte Sie haben. Sie gilt für die öffentliche Website und für das Mitgliederportal (Schulleiter, Instruktoren und Schüler).

Verantwortlicher

Die Plattform ebmas.world wird von EBMAS betrieben; die vollständigen Kontaktdaten des Betreibers stehen im Impressum. Jede angeschlossene Schule ist für die Daten ihrer eigenen Mitglieder verantwortlich, während EBMAS die Mitgliederdaten zusätzlich für zentrale Verbandszwecke verarbeitet (zentrale Mitgliederverwaltung, Graduierungs-Nachweise, Verbandszugehörigkeit, Ausstellung und Verifikation von Mitglieds-/Graduierungsnachweisen sowie Betrieb der zentralen Plattform). Für diese gemeinsam genutzten Zwecke handeln EBMAS und die jeweilige Schule als gemeinsam Verantwortliche.

Welche Daten wir verarbeiten

Kontodaten - Name, E-Mail, Telefon, bevorzugte Sprache. Für die Anlage eines Mitgliedskontos sind nur Name und E-Mail Pflicht; alles Übrige ist freiwillig.
Mitgliedsdaten - zugeordnete Schule, Mitgliedsnummer, Gültigkeit der Vereinsmarke (Lizenzmarke) sowie optional Geburtsdatum und Post-/Passdaten, die Sie oder Ihre Schule angeben.
Trainings- & Graduierungsdaten - aktueller Wing-Tzun-/Escrima-Grad, Prüfungs- und Graduierungshistorie, Curriculum-Fortschritt und Trainings-Anwesenheit (sofern genutzt) - für nachprüfbare Mitgliedsausweise, Urkunden und die Anzeige Ihres Fortschritts.
Probetraining- und Seminaranfragen - Name, E-Mail, Telefon sowie optional Datum/Nachricht, weitergeleitet an Schulleiter oder Admin zur Trainingsvereinbarung.
Server-Logs - IP-Adresse und User-Agent werden vorübergehend zur Sicherheit und Missbrauchsabwehr verarbeitet.

Zweck und Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten diese Daten, um Ihre Mitgliedschaft und Vereinsmarke zu verwalten, Ihren Trainings- und Graduierungsfortschritt zu dokumentieren und Ihnen Ihr privates Online-Profil bereitzustellen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sowie, soweit für die Durchführung der Mitgliedschaft erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Server-Logs verarbeiten wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einem sicheren Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wer Ihre Daten sehen kann

Sie selbst - sehen und verwalten nur Ihr eigenes Profil, inkl. Self-Service-Datenexport.
Ihr Schulleiter / Co-Manager - sehen nur die Mitglieder der von ihnen verwalteten Schule(n).
Der EBMAS-Administrator - hat Vollzugriff über alle Schulen.
Die Öffentlichkeit - nur über das öffentliche Mitgliederverzeichnis, das Opt-in und eingeschränkt ist: Dort erscheinen nur Mitglieder mit Instruktoren-Grad, deren Schule freigeschaltet ist und die „auf der öffentlichen Mitgliederseite anzeigen" aktiv gesetzt haben - mit höchstens (ggf. abgekürztem) Namen, optionalem Foto, Instruktoren-Titeln, Grad-Codes und Stadt/Land der Schule. Normale Schüler erscheinen nie öffentlich; E-Mail, Adresse und Geburtsdatum werden nie angezeigt.

Öffentliche Vereinsmarken-Verifikation (QR-Code)

Der QR-Code auf dem Mitgliedsausweis verlinkt auf eine öffentliche Verifizierungsseite, die ausschließlich zeigt: Gültig-/Abgelaufen-Status, Name des Mitglieds, Schule, aktueller Grad und Gültig-bis-Datum. Kein Foto, keine E-Mail, keine Adresse, keine Mitgliedsnummer und kein Geburtsdatum. Die Seite ist auf noindex, nofollow gesetzt; ein unbekannter Code zeigt nur einen „ungültig"-Hinweis ohne personenbezogene Daten.

Dienstleister (Auftragsverarbeiter)

Wir setzen die folgenden Dienstleister ein; soweit personenbezogene Daten betroffen sind, auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen:

Hosting & E-Mail: DomainFactory (Deutschland, EU) - betreibt Server, Datenbank und Mailversand. Alle Portaldaten werden hier in der EU gespeichert; System-Mails (Name, E-Mail-Adresse, Nachrichteninhalt) werden über DomainFactory versendet.
hCaptcha - Spam-Schutz auf öffentlichen Formularen (Kontakt, Probetraining, Seminaranfragen). Übermittelt werden nur das Captcha-Token und Ihre IP-Adresse, keine Mitgliederprofildaten.
Anthropic (Claude KI) - für redaktionelle Inhalte, Übersetzungen und das Geocoding von Schul-Adressen, die keine Mitgliederdaten betreffen. Eine Funktion tut dies doch: Wird beim Onboarding ein Mitgliedsausweis hochgeladen, wird das Kartenbild (mit personenbezogenen Daten wie Name, Geburtsdatum und Adresse) zur automatischen Auslesung an Claude Vision gesendet. Das geschieht nur, wenn es durch einen Karten-Upload ausgelöst wird.
fal.ai - KI-Bildgenerierung für redaktionelle Titelbilder; keine Mitgliederdaten.
OpenStreetMap / Nominatim und optional Google Geocoding - wandeln Schul-Adressen (keine Mitgliederdaten) serverseitig in Kartenkoordinaten um.
Kartenkacheln (CARTO / OpenStreetMap) und Bunny Fonts (fonts.bunny.net) - werden beim Anzeigen von Karten/Seiten von Ihrem Browser geladen und erhalten nur Ihre IP-Adresse. Bunny Fonts ist ein DSGVO-freundlicher, in der EU betriebener Schriften-Dienst.
PayPal - nur wenn Sie ein Seminar bezahlen; PayPal verarbeitet die von Ihnen eingegebenen Zahlungsdaten.

Speicherdauer / Löschung

Wir speichern Ihre Mitgliederdaten für die Dauer Ihrer Mitgliedschaft. Eine automatische Löschung nach Ende der Mitgliedschaft erfolgt derzeit nicht - die Daten bleiben gespeichert, bis eine Löschung beantragt wird. Sie können die Löschung jederzeit über Ihr Dashboard beantragen; nach Freigabe durch einen Admin oder Ihren Schulleiter werden Ihr Schülerprofil, Curriculum-Fortschritt, Graduierungshistorie, Trainings-Tagebuch und Fotos sowie Ihr Benutzerkonto endgültig gelöscht. Seminar-Anmeldungen werden anonymisiert (nicht gelöscht), damit Teilnehmerzahlen und Belege des Veranstalters erhalten bleiben. Technische E-Mail-Logs werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht.

Cookies

Diese Website verwendet nur essenzielle Cookies (Session, CSRF). Es werden keine Tracking-, Werbe- oder Analyse-Cookies Dritter gesetzt.

Karten

Kartenkacheln werden von CARTO auf Basis von OpenStreetMap-Daten bereitgestellt. Beim Laden einer Karte fordert Ihr Browser Kachelbilder von basemaps.cartocdn.com an. CARTO und OSM handeln als Auftragsverarbeiter und können zur Auslieferung der Kacheln kurz die IP-Adresse protokollieren. Es werden keine personenbezogenen Daten an Google Maps oder andere kommerzielle Kartenanbieter weitergegeben.

Web-Schriften

Diese Website lädt ihre Schriftarten von Bunny Fonts (fonts.bunny.net), einem DSGVO-freundlichen, in der EU betriebenen Ersatz für Google Fonts. Bunny Fonts setzt keine Cookies und protokolliert keine IP-Adressen oder User-Agents zu Analysezwecken. Es werden keine Anfragedaten an Google weitergegeben.

Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten sowie auf Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Sie können alle bei uns gespeicherten Daten jederzeit über Ihr Dashboard exportieren. Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich an den im Impressum genannten Betreiber. Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.